Las mudanzas nunca son sencillas y menos cuando se trata de una oficina.
Estaremos de acuerdo en la lata que supone tener que hacer un cambio de oficina a otra, un tema donde los empleados van a estar implicados, y el trabajo se verá afectado. Al ser bastante complejo, hemos querido organizar unos pasos para realizar un cambio de oficina de lo más exitosa.
Planificación de la mudanza de oficina
La mudanza de oficinas con profesionales cada vez tiene más éxito, y es que al final te beneficias de las grandes ventajas de hacerlo con gente experta. Hay que saber para qué vamos a realizarla, si va a ser para mudanza nacional o internacional, cantidad de muebles, el tiempo de desmontaje y también el de montaje, etc.
Los tiempos en una mudanza de empresa varían según el tamaño de la misma, el tipo de negocio etc. Planificar correctamente todo es lo más importante y es lo que marcará el ritmo de los siguientes pasos.
Marcar una fecha en el calendario
Cuando se trasladan las oficinas es posible que se corte la actividad de la empresa por espacio de unos días. Lo mejor es elegir un momento del año, en el que la oficina o empresa tenga menos actividad. Habitualmente, los meses veraniegos son una elección acertada, aunque parte del personal es posible que se encuentre de vacaciones.
Estudiar el nuevo espacio
El poder conocer mejor el nuevo espacio es fundamental para poder ir estableciendo nuevas zonas para trabajar, descansar, los despachos, la recepción, etc. Plantear bien el espacio va a evitar las reformas a corto plazo y hará que la entrega de la mudanza sea más eficiente.
Suministros
Habitualmente, están a nombre del inquilino antiguo o del propietario. Por ello se debe gestionar con la debida antelación los traslados de luz, internet y demás servicios.
Organización de la mudanza de oficina
La organización y coordinación de la totalidad de los empleados cuando haya que hacer la mudanza es realmente complicada, en especial en la mediana y gran empresa.
Traslado de Oficinas
Como nos comentan los expertos profesionales de Grupo Amygo, el traslado en las oficinas se debe hacer siempre con suficiente antelación, buena planificación y con el debido cuidado teniendo en cuenta las diferentes particularidades que cada empresa pueda tener. Existen distintos tipos de traslados dependiendo de las necesidades de cada caso. Lo que siempre es importante es buscar profesionales que ofrezcan servicios especializados y a medida, puesto que la gestión y el traslado seguro de los equipos y la documentación importante, garantiza la continuidad a nivel operativo de la propia oficina.
- Traslado de mobiliario: los muebles de la oficina se trasladan de una a otra ubicación. Se realiza con sumo cuidado y de forma que no se produzca ningún deterioro.
- Desmontaje y montaje del mobiliario. Los muebles en ocasiones se tienen que desmontar en origen y volver a montar en destino.
- Traslado de la documentación y de los archivos. Las empresas tienen documentación de distinta importancia, en los traslados pueden sufrir movimientos bruscos y es por ello que deben ser trasladados con un embalaje especial y con el debido cuidado y seguridad.
- Embalaje y desembalaje ordenado. lo ideal es que se haga una gestión profesional y de manera ordenada.
- Traslado de los equipos y sistemas informáticos. Los ordenadores y demás tecnología se debe trasladar con la máxima precaución y el embalaje adecuado para que no sufran daños.
- Desconexión y conexión. Los equipos se desconectan de la que hasta ahora era su ubicación y se conectarán en la que será la nueva.
- Traslado de los servidores. Para trasladar este tipo de equipos de IT hay que planificar muy bien con los informáticos de cada empresa, los cuales se encargan de desconectar y conectar todos los cables y conexiones de toda la red.
- Destrucción de la documentación y certificado de destrucción confidencial: Al realizar la mudanza en ocasiones es preciso realizar destrucción de documentos de la misma. Siempre es mejor que la misma se realice con la pertinente certificación.
- Guardamuebles. Cuando se hace una mudanza de oficina a veces es preciso que los muebles se conserven en un lugar determinado durante un tiempo, y luego puedan realizarse diferentes movimientos según necesidades.
¿Cómo se hace una mudanza de oficina?
Siempre es bueno utilizar un buen método de trabajo. Vamos a conocer, los puntos más importantes:
1. Metodología
A la hora de preparar una mudanza hay que tener una visión global del proyecto. Por todo ello es importante tener un control, realizar un seguimiento, así como un estudio de la viabilidad. La comunicación, tanto interna como externa es importante, así como una buena labor de coordinación.
2. Auditoría
La empresa que se encarga de la mudanza, debe investigar, consultar y coordinar con los proveedores todos los diferentes elementos que se van a trasladar.
3. Presencia Constante
Aquí es preciso que la empresa de mudanza se encargue de toda las etapas con la planificación, monitoreo, instalación y montaje del equipamiento.
4. Acompañamiento
Este último punto marca la diferencia. En Grupo Amygo nos comentan lo importante que es el acompañamiento durante las diferentes fases, desde la preparación a la asistencia y el seguimiento, hasta la entrega final y el post-mudanza.
Si tienes en mente una mudanza o traslado de oficina o empresa contacta con auténticos profesionales como Grupo Amygo para que el proceso sea todo un éxito.
